La realizzazione di un inventario tecnico della strumentazione biomedicale si basa sulla definizione di dispositivo medico fornita dal decreto legislativo 46/97 in attuazione della Direttiva Europea 93/42/CEE.

La procedura di inventariazione consiste nella registrazione di tutti i dati amministrativi, tecnici ed economici dell’apparecchiatura all’interno del sistema informatico. La procedura di esecuzione dell’inventario rappresenta la fase centrale in cui viene identificata l’apparecchiatura e il contesto tecnologico all’interno del quale è inserita in modo da non creare confusione per la gestione della manutenzione dell’apparecchiatura.

Il personale CICO procederà anche alla redazione del Fascicolo Macchina, il quale rappresenta una raccolta documentale di tutte le informazioni riguardanti un’apparecchiatura. È obiettivo della CICO infatti costruire un database aggiornato della storia di ogni singolo dispositivo medico così come espressamente richiesto dalla normativa vigente.

Attraverso il tablet in dotazione ad ogni tecnico è possibile aggiornare in tempo reale i dati acquisiti durate l’operazione di censimento all’interno del programma informatico Health Engine, corredando il modulo di inventario anche con una fotografia dell’apparecchiatura. Si è scelto di gestire ed eseguire l’attività di censimento in modo elettronico, e non cartaceo, per evitare eventuali errori di comprensione che possono scaturire dalla compilazione manuale di moduli cartacei e per permettere l’immediata disponibilità dei dati inventariali nel formato compatibile con il software di gestione.

La registrazione sul sistema informatico dei dati del dispositivo permette, oltre che alla sua identificazione univoca, la completa gestione di tutte le attività che saranno eseguite. In questo modo è possibile costruire la storia tecnica della macchina, dal momento della sua identificazione fino al momento della sua dismissione.